සටහන: මෙම ලිපියෙහි ඉංග්‍රීසි පරිවර්තනය වෙනත් වෙබ් අඩවියක පළ කොට ඇත. ඒ වෙත යාමට "Preparing an agenda for an effective meeting" යන සබැඳිය භාවිතා කරන්න.
රැස්වීම් පැවැත්වීමේදී අවසාන අරමුණු මොනවාදැයි හරි හැටි නොදැන පැවැත්වෙන රැස්වීම් සහ අනිසි ලෙස කාලය වැය කෙරෙන රැස්වීම් බොහෝ පැවැත්වෙනවා. ප්‍රතිඵල ඉලක්ක කරන කාලය ඵලවත්ව කළමනාකරණය කරන අයෙකුට රැස්වීමක න්‍යාය පත්‍රය මනාව සැකසීම තුළින් එම රැස්වීමෙන් මනා ප්‍රතිඵල ලබන්න පුළුවන්.
රැස්වීම්වල න්‍යාය පත්‍ර මනාව සැකසීම සහ ඊට අනුගතව කටයුතු කිරීම තුළින් ලැබෙන ප්‍රයෝජන එම රැස්වීම්වලට පමණක්ම සීමා වන්නේ නෑ. මනා න්‍යාය පත්‍රවලට අනුව රැස්වීම් පැවැත්වීමට පුරුදුවීම ආයතනවල අනෙකුත් ක්‍රියාකාරකම්වලදීත් අනවශ්‍ය කාලය වැයවීම් අවම කෙරුමට සහ ප්‍රතිඵල ඉල්ලක කරගෙන වැඩ කටයුතු කෙරුමට ආයතනයේ පිරිස යොමු කරවනවා. එබැවින් මනාව සකසන රැස්වීම්වල න්‍යාය පත්‍ර සහ ඒවාට අනුගතව කටයුතු කිරීමට හැකිවීම ආයතනයක් කෙතරම් යහපත්ව ක්‍රියාත්මක වනවා දැයි තීරණය කෙරුමට භාවිතා කළ හැකි නිර්ණායකයන් දෙකක්.
මනා න්‍යාය පත්‍රයක් සැකසීම පිණිස භාවිතා කළ හැකි ආකෘතියක් මෙම ලිපියේ පහළට අමුණා තිබෙනවා. භාවිතා කළ හැකි සමහර මාර්ගෝපදේශ ආකෘතියෙහි රතු වර්ණයෙන් දක්වා තිබෙනවා.
මේ දැක්වෙන්නේ තවත් මාර්ගෝපදේශ කිහිපයක්:
- රැස්වීම ඵලදායී වීම පිණිස න්‍යාය පත්‍රයෙන් දැක්වෙන රැස්වීමේ සැලසුම සාක්ෂාත් කර ගැනීමට හැකි බවින් යුතු විය යුතුයි. එබැවින් න්‍යායපත්‍රයේ දැක්වෙන ඒ ඒ කරුණට කාලයන් වෙන් කිරීමේදී තේරුමක් නැති ආකාරයට එය නොකළ යුතුයි. එක් කරුණක් සඳහා කෙතරම් කාලයක් ගතවේ දැයි එම කරුණ භාර තැනැත්තාගෙන් විමසා දැන ගත යුතුයි.
- සම්පූර්ණ රැස්වීමට වැය කළ හැකි කාලය සීමා වීම නිසා සමහර අවස්ථාවලදී රැස්වීමකදී සාකච්ඡාවට බඳුන් වීමට යෝජිත සෑම කරුණකටම කාලය වෙන් කිරීම සමහර අවස්ථාවන්හිදී කළ නොහැකි වන්න පුළුවන්. සියලු කරුණු ප්‍රමුඛතාවය අනුව පෙළ ගස්වා වඩාත් වැඩි ප්‍රමුඛතාවයක් ඇති කරුණු පමණක් තෝරාගැනීම වැදගත්.
- ප්‍රමුඛතාවය අනුව කරුණු පෙළ ගැස්වීමේදී අඩු ප්‍රමුඛතාවයක් ඇති යම් යම් කරුණු රැස්වීමේ න්‍යාය පත්‍රයට ඇතුලත් නොකළ හොත් කුමක් සිදුවිය හැකි දැයි විමසා බැලුම කළ යුතුයි. සමහරක් අවස්ථාවන්හිදී අඩු ප්‍රමුඛතාවයක් ඇතැයි මුලදී තීරණය කෙරුණු සමහර කරුණු රැස්වීමේදී සාකච්ඡාවට බඳුන් නොවුන හොත් ඉන් සිදුවිය හැකි අගති ගැන සළකා වැඩි ප්‍රමුඛතාවයක් ඇතිව නැවත සළකා බැලීමට සිදුවිය හැකියි.
- සියලු වැදගත් කරුණු අඩංගු කොට රැස්වීම පැවැත්වීමට අවශ්‍ය වන කාලය රැස්වීමට වැය කළ හැකි කාලයට වඩා වැඩි නම් න්‍යාය පත්‍රයේ සැලසුම සාක්ෂාත් කර ගත හැකි වීම පිණිස වෙනත් විකල්පයන් සෙවීමට සිදුවෙනවා. අතිරේක රැස්වීමක් පැවැත්වීම, රැස්වීමට සහභාගී වන්නන් ඔවුන්ට පැහැදිලිව දන්වන පෙර සූදානම් සහිතව පැමිණිය යුතු බව දැන්වීම වැනි උපක්‍රම උපකාරී විය හැකියි.
- න්‍යාය පත්‍රය පළමු වරට සැකසීමෙන් පසුව එය වෙනත් අයෙකුට පෙන්වා විචාරයක් ලබා ගන්න. සමහර අවස්ථාවන්හිදී රැස්වීමේදී සාකච්ඡාවට බඳුන් වන කරුණුවලට වැය කෙරෙන කාලයන් ප්‍රමාණවත් යැයි තහවුරු කර ගැනීම එක් අයෙකු ලවා කරවා ගැනීමට හැකි වන්න පුළුවන්. සමහර අවස්ථාවන්හිදී ඊට කිහිප දෙනෙකුගේ අදහස් අවශ්‍ය වන්න පුළුවන්.
- හැකි සුදුසුම රැස්වීම් න්‍යාය පත්‍රය සැකසීමෙන් පසුව අංක 1.0 යන සංස්කරණ අංකය එයට ලබා දී රැස්වීම පැවැත්වීමට සෑහෙන කාලයකට පෙර රැස්වීමට සහභාගී වන්නන් වෙත එය යොමු කරන්න. එහි වෙනස්කම් කළ යුතු වේ නම් ඒ බව යම් නිශ්චිත දිනයක නිශ්චිත වේලාවකට පෙර දැනුම් දෙන ලෙස දන්වන්න.
- දන්වන ලද නිශ්චිත දිනයේ නිශ්චිත වේලාවට පසුව වෙනස් කිරීම් අවශ්‍ය වී නම් සුදුසු වෙනස් කිරීම් සහිතව හෝ වෙනස් කිරීම් අවශ්‍ය නොවී නම් වෙනස්කම් රහිතව රැස්වීම් න්‍යාය පත්‍රයට නව සංස්කරණ අංකයක් ලබා දී එය අවසාන සංස්කරණය බව දන්නවා නැවත රැස්වීමට සහභාගී වන්නන් වෙත යොමු කරන්න. උදාහරණයකට කිසිදු වෙනස් කිරීමක් නොවේ නම් පෙර සංස්කරණයම "1.0 (අවසාන)" ලෙස සළකුණු කළ හැකියි. සුළු වෙනස් කිරීම් අවශ්‍ය වී නම් "1.1 (අවසාන)" ආදී ලෙස සළකුණු කළ හැකියි. බෙහෙවින්ම වෙනස් නව න්‍යාය පත්‍රයක් සැකසීමට සිදුවුවහොත් එය "2.3 (final)" ආදී ලෙස සළකුණු කළ හැකියි. වෙනස් කරණ ලද රැස්වීම් න්‍යාය පත්‍රය සහභාගී වන්නන් වෙත යොමු කිරීමට පෙර එය විචාරයට බඳුන් කිරීමට අවශ්‍ය විය හැකියි.
සකසන ලද න්‍යාය පත්‍රයට අනුව ක්‍රියා නොකළ හොත් සියලු සැලසුම් නිශ්ප්‍රයෝජන වනවා. එබැවින් රැස්වීම පැවැත්වන අවස්ථාවේදී ඵලදායී ලෙස කාලය කළමනාකරණය කර ගැනීම කළ යුතුයි.
සාර්ථක රැස්වීමක න්‍යාය පත්‍රය සැකසීමේ සිට අවසානය තෙක් ඊට සහභාගී වන්නන්ගේ සහයෝගය සහ ප්‍රතිඵල ලැබුම ඉලක්ක කරගත් දැක්මකට අනුව කටයුතු කිරීම අවශ්‍යයි. පෙර අත්දැකීම් රහිත අය වුවත් පුරුදු වූ පසු ඵලවත් රැස්වීම් පැවැත්වීම අගය කරනු ඇති.
- ප්රතිචාර දැක්වීමට ඇතුල් වීම හෝ ලියාපදිංචි වීම වෙත යොමුවන්න